Проводя первые аудиты закупок упаковки, мы удивлялись, почему владельцы компаний и финансовые контролёры просят проверить правильность или эффективность закупки не только по сложным, но и по простейшим категориям с большим расходом, ведь по ним они могли бы сделать проверку сами, даже не имея опыта. Но затем наши эксперты стали замечать, что достаточно много усилий уходит на проверку и уточнение коммерческих предложений, потому что иногда сделать выводы из них не могут даже профессионалы.
Ваша организация все ещё позволяет себе использовать коммерческие предложения, состоящие из одной строчки? - вам серьёзно стоит задуматься о качестве информации, с которой вы работаете.
Если Вы выстраиваете реальную эффективность процессов и свою лично, или хотите, чтобы контролирующие и проверяющие быстрее согласовали закупку = не задавали «глупых вопросов» = экономили своё и ваше ценное время, когда нет возможности применять электронную систему запроса цены, следуйте простому совету:
При запросе цены на упаковку, сразу вышлите поставщику заранее разработанные требования к содержанию коммерческого предложения.
Не будем рассказывать почему, просто поверьте, что в коммерческом предложении на упаковку лучше иметь/получить следующие пункты:
Дата запроса цены;
Дата выставления ценового предложения;
Конкретные параметры товара или указание на спецификацию;
Единицы измерения, лучше за тысячу ед;
Цена. С указанием с НДС или без, % НДС;
Условия поставки – доставки;
Срок поставки;
Условия оплаты;
Минимальная партия производства/отгрузки;
Срок действия цены;
Чем обеспечен этот срок?
Ценовая база сырья на котором считалась цена;
Валютный курс на котором считалась цена;
Условия-факторы изменения->правила адаптации цены;
В зависимости от глубины и профессионализма работы по категории вы можете запросить другие детали.
Если вы не используете электронную платформу
Заранее разработанная таблица-форма запроса цены сэкономит вам много времени при оценке и сравнении КП. Но даже если цены вносятся в таблицу на 2 страницы, коммерческое предложение лучше дополнительно продублировать в PDF или сканом, а не редактируемым документом. Редактируемая форма-файл с ценами тоже нужна, ведь возможно, вы будете заносить цены в сравнительную таблицу (протокол выбора), а из скана это делать неудобно) Лучше, чтобы скан и эл.форма отличались, чтобы недобросовестный исполнитель не изменил цифры и не подделал скан, который удобен ему.
Идентификация товара. Если вы направили поставщику запрос на список позиций, которые имеют специфические названия в вашей учётной системе, в ответ вы можете получить предложение на товары, которые поставщик называет "по своему" и придётся потратить 20мин на то, чтобы распознать, к чему какая цена относится. Если наименования в вашей системе имеют SKU номер, попросите поставщика использовать этот номер для улучшения идентификации. Это также поможет и проверяющим.
Кроме того, мы предлагаем вообще не высылать поставщикам названия упаковок, содержащие брендированные названия, т.к. тем самым вы раскрываете информацию о продажах конкретной продукции. Просто используйте SAP# или код из системы для идентификации и тех.информацию.
Альтернативные материалы - как мы уже упомянули выше, конкретные параметры товара, а также возможные альтернативные составляющие материалы важно обозначить,чтобы сравнение было корректным. Неуказанное или не обозначенное различие в толщине или гр/м2, марке материала может стать преимуществом для отдельного поставщика, но не являться таковым для заказчика.
Время выставления КП и преимущества - чтобы избежать злоупотреблений (слива цен) и "под'игрывания" конкретным поставщикам, при проведении тендера лучше установить правило, чтобы все участники присылали КП в одно время.
Да, иногда объективно проще и лучше кому-то "под'играть", кого-то подтянуть. Тогда в запросе КП для новых поставщиков, подумайте, не нужно ли честно обозначить правила, например:
-текущий поставщик будет иметь преимущество в х%;
-поставщик, с которым начинался проект, будет иметь преимущество в х% на срок..
и т.п. Хотя такие правила могут отпугнуть не сильных поставщиков.
Случаются выдающиеся ухищрения и злоупотребления.
Например, при выставлении КП в долларах за ед. товара вы можете увидеть несколько вариантов написания цены 0,06$ или $0,06
или $ 0,06. Может быть просто не придали значения, а может указаны сингапурские или австралийские доллары??) Лучше добавить USD, а не значок доллара, чтобы не было вопросов или код валюты. Ну ладно.. это была шутка.
Поставщик должен понимать, что чем меньше времени потребуется заказчику для объективной всесторонней оценки КП, тем больше шансов у него получить обратную связь. Иначе КП может показаться непонятным или неполным, и не будет учтено.
Поставщик отправил вам не достаточно информативное коммерческое предложение? Исправьте, выслав ему ссылку на эту заметку и расскажите ниже, что ещё не так.